Investir em sistemas para contabilidade não é mais uma opção, mas uma necessidade para empresas que desejam manter-se competitivas e conformes.
Pensando nisso, no artigo de hoje exploramos os diversos aspectos e benefícios da tecnologia contábil, abordando desde a definição e tipos de sistemas até as considerações essenciais para sua implementação.
Entenda aqui por que e como investir em tecnologia contábil pode ser o diferencial para o seu negócio!
Acompanhe a leitura conosco!
O que são sistemas de contabilidade?
Os sistemas de contabilidade são ferramentas tecnológicas desenvolvidas para auxiliar na gestão financeira e contábil de uma empresa.
Eles automatizam e simplificam processos contábeis, facilitando o registro, a organização e a análise de dados financeiros.
Esses sistemas são essenciais para garantir a precisão, eficiência e conformidade das operações contábeis.
Dentre as tarefas que podem ser realizadas pelo sistema contábil podemos citar:
- Lançamentos contábeis automáticos
- Emissão de relatórios
- Conciliação bancária
- Gestão de contas a pagar e a receber
- Integração com outros sistemas
- Conformidade e segurança
Tipos de sistemas de contabilidade
Os principais sistemas de contabilidade utilizados pelas empresas são:
1. Software de contabilidade
Estes são programas específicos para realizar tarefas contábeis básicas, como lançamentos contábeis, emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar e a receber, e geração de relatórios financeiros.
Alguns softwares famosos com essas funcionalidades são o QuickBooks, Sage, e ContaAzul.
2. ERP (Enterprise Resource Planning)
Os ERPs são sistemas mais abrangentes que integram diversos departamentos de uma empresa, incluindo contabilidade, finanças, recursos humanos, logística, entre outros.
Eles oferecem uma visão holística do negócio e permitem uma gestão mais integrada e eficiente.
Exemplos desses sistemas são o SAP, Oracle, e Totvs.
3. Sistemas de gestão fiscal
Focados no gerenciamento de obrigações fiscais e tributárias, esses sistemas auxiliam na apuração de impostos, geração de guias de pagamento e cumprimento das exigências legais e regulamentares.
4. Sistemas de gestão de desempenho financeiro
Voltados para o monitoramento e análise do desempenho financeiro da empresa, esses sistemas oferecem funcionalidades avançadas de relatórios, planejamento orçamentário, e previsão de fluxo de caixa, por exemplo.
Benefícios da tecnologia contábil
A adoção de sistemas tecnológicos na contabilidade traz inúmeros benefícios que vão além da simples automatização de tarefas.
Abaixo, detalhamos alguns dos principais:
1. Menos erros
Os sistemas automatizados de contabilidade minimizam a incidência de erros humanos que são comuns em processos manuais.
Isso porque lançamentos contábeis, cálculos de impostos e reconciliações bancárias são automatizadas, reduzindo a probabilidade de erros de digitação ou cálculo.
As informações são atualizadas instantaneamente à medida que as transações ocorrem, garantindo que os dados estejam sempre precisos e atualizados.
2. Mais produtividade
A automação de tarefas rotineiras permite que os contadores completem suas atividades de forma mais rápida e com menos esforço.
Com a automação, os profissionais podem se concentrar em atividades estratégicas e analíticas, como planejamento financeiro e análise de desempenho.
3. Informações real time
Relatórios financeiros detalhados podem ser gerados rapidamente, fornecendo uma visão clara e atualizada da saúde financeira da empresa.
Dessa forma, gerentes e executivos têm acesso a informações financeiras precisas a qualquer momento, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégicas.
4. Conformidade e segurança
Os sistemas de contabilidade são frequentemente atualizados para garantir que estão em conformidade com as últimas normas e regulamentações fiscais e contábeis.
Dessa forma, evita-se multas e penalidades.
Não somente, as plataformas tecnológicas oferecem robustos mecanismos de segurança, como criptografia, controle de acesso baseado em funções e backups regulares.
Com isso, é possível proteger os dados financeiros contra acessos não autorizados e perdas.
O que considerar na implementação de sistemas para contabilidade?
A implementação de um sistema de contabilidade é uma etapa crítica que requer planejamento cuidadoso.
Aqui estão alguns pontos essenciais a serem considerados:
1. Avaliação das necessidades da empresa
Identifique e documente os processos contábeis existentes para compreender como o novo sistema pode melhorar ou automatizar esses processos.
Além disso, determine quais funcionalidades são essenciais para a empresa e identifique quaisquer lacunas nos sistemas atuais que precisam ser preenchidas.
2. Escolha o sistema adequado
Em seguida, é necessário avaliar as funcionalidades oferecidas pelos diferentes sistemas e como elas se alinham com as necessidades da empresa.
Também verifique se o sistema pode ser integrado facilmente com outros sistemas usados pela empresa, como CRM, ERP, e sistemas de gestão de estoque.
3. Planejamento da implementação
Defina um cronograma claro para a implementação, com marcos e prazos específicos.
É importante também designar uma equipe dedicada, incluindo membros da TI e do departamento financeiro, para supervisionar o processo de implementação.
Prepare a sua empresa para as mudanças que virão com a nova tecnologia, garantindo que todos os colaboradores estejam informados e preparados.
4. Treinamento e suporte
Ofereça treinamento abrangente para todos os usuários do sistema, garantindo que eles estejam confortáveis e proficientes no uso da nova tecnologia.
Assegure que há suporte técnico disponível para a sua equipe para resolver quaisquer problemas que possam surgir durante e após a implementação.
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